Según el Informe Mercado de Eventos en España, se calcula que el mercado de eventos crecerá a una tasa anual compuesta del 5,8% entre 2024 y 2032, para alcanzar un valor de más de 3,5 mil millones de euros en 2032.
En especial, 2024 será único para el deporte. Con grandes acontecimientos, como la Copa América de Vela, uno de los eventos deportivos más importantes que se producirá en España este año. Desde el evento más grande, hasta el más pequeño, su éxito es una buena organización. En el caso de los eventos deportivos, hay que seguir un procedimiento específico.
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¿Cómo organizar un evento deportivo?
Al pensar en un evento deportivo, seguramente, lo primero que se te viene a la cabeza son eventos multitudinarios. Por ejemplo, un partido de la Superbowl o un partido de fútbol.
Sin embargo, no siempre tienen esas magnitudes ni son tan famosos. Aun así, su organización es compleja porque hay muchos detalles que tener en cuenta, tanto previamente como posteriormente. Por ese motivo, el organizador del evento tiene que seguir una organización y un protocolo. Este protocolo cuenta con tres fases: la preproducción, la producción y la post producción.
Preproducción
El primer paso para la organización eventos deportivos es la preproducción, el cimiento del evento. La parte más necesaria, extensa y en la que más tiempo se invierte. Por eso es recomendable seguir estos pasos:
Briefing
Lo primero, realizar un briefing, un documento -recomendablemente de una página- con los datos más importantes del evento. Así, tu equipo y el cliente (si hay), estarán informados de todo lo necesario para empezar a trabajar. Además, te ahorrará tiempo y errores.
Definir objetivos
Establecer objetivos, el paso esencial de la preproducción. Deben quedar bien definidos y ser SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y en tiempo). Considerando la meta del evento y, si los objetivos están orientados a una promoción a largo plazo o inmediata.
Público objetivo
El público será definido según los objetivos planteados, igual que las acciones para atraerlo. Se pueden crear estrategias para ello o puede estar definido. Si es por invitación recuerda incluir a más personas de la que tienes previsto. Suelen fallar muchos de ellos.
Puede ser que no se dirija a tu target, y variar en función del evento que organices. Es el cliente el que elige a los invitados. Muchas veces, se convocan directamente asistentes de un evento anterior. Es importante ser muy preciso en este paso. No dirigirse al público correcto puede implicar el fracaso del evento.
Planificar con tiempo
Un evento no se organiza en un día, requiere tiempo, hay que hablar con muchos proveedores, deportistas, organizadores, etc. Además, facilita tener que enfrentarse a un imprevisto.
Fecha y lugar
Es el paso más difícil de encajar porque es necesario que todos los implicados en el evento tengan disponibilidad el mismo día. Considerando el tiempo dedicado a encontrar el lugar adecuado. Encontrar una ubicación es complejo, depende del tipo de evento que se pretende realizar. Si es al aire libre, hay que escoger un día con buen tiempo. La zona tiene que ser accesible para nuestro público, tener la capacidad necesaria, cumplir las normativas y adaptarse para personas con movilidad reducida. Parecen cosas obvias, pero no siempre es así. Además, las mejores ubicaciones suelen estar reservadas con meses de antelación.
Presupuesto y patrocinio
Es fundamental para saber qué tienes disponible para el evento. Debe abarcar los gastos que producirá, de forma precisa y considerar imprevistos. Hay que actualizarlo constantemente para ir descontando y ver que va quedando. Hay gran tendencia de realizar ajustes por miedo a sobrepasarlo.
Muchos eventos están patrocinados, lo que permite más financiación, y, por tanto, aspirar más alto. Además. existe la posibilidad de contactar con proveedores de material deportivo, de bebidas, de comida, o vendedores de entradas para que lo proporcionen gratuitamente.
Muchos eventos deportivos se financian con el patrocinio. Existen dos tipos de patrocinadores: públicos o privados. Y en muchos casos, un mix.
Promoción del evento
Es necesario dar a conocer el evento, y así llegar a nuestro público objetivo. Hay muchas posibilidades con los medios digitales actuales. Dependiendo de tu target hay que patrocinarlo en un canal u otro. Es recomendable llegar al máximo de canales posibles. También se pueden realizar campañas digitales de medios pagados, si el presupuesto lo permite, o intentarlo de manera orgánica en redes sociales.
Hay que elaborar un plan de medios y una estrategia de marketing, para el antes y el después del evento.
Producción de eventos deportivos
La producción se puede dividir en: el día previo al evento y el día del evento.
En esta fase hay que tener todo organizado. Sirve para comprobar que todo va según lo previsto, coordinar el evento y poder solucionar un imprevisto.
Día previo
El día de antes del evento se deben realizar ensayos. Para evitar que surjan errores, probar que todo funciona y que se ha organizado según lo esperado. Hay que tener un plan de emergencia, por si ocurre alguna situación de peligro imprevista. Además de recapitular con todo el equipo las tareas que deben realizar y recordar a los asistentes el evento, a través de redes sociales.
Día del evento
El día del evento hay que estar presente y coordinando todo lo necesario. Asimismo, hablar con algunos invitados para conocer su opinión sobre el evento y saber mejorías para el siguiente. Además, hay que comunicar el evento en vivo. Aunque sean muchas cosas… ¡también hay que disfrutar! Sobre todo, después de todo el trabajo realizado.
Post producción de eventos deportivos
Pese a que el evento ha terminado, el trabajo aun no… Esta fase es igual de importante que las anteriores.
Agradecer
Lo primero de todo, hay que dar las gracias a los asistentes. También a los que han participado en el evento y han hecho que sea posible. Puede ser mediante una carta incluida en el informe final. Porque como dice el dicho… es de bien nacido ser agradecido.
Medir resultados
Como en cualquier ámbito todo es medible. Es fundamental analizar si los resultados han sido los esperados, y el éxito que han tenido las campañas realizadas. Hay que medir el ROI (retorno de inversión), y, sobre todo, analizar si los objetivos se han cumplido y si todo ha ido como se esperaba. Al igual que los resultados de las distintas áreas, para informar al equipo y al cliente.
Reunión con los equipos y proveedores
Hay que reunirse con el equipo interno y con los proveedores para analizar los errores. Y ver los puntos fuertes y débiles que han existido, para saber que repetir o mejorar en el siguiente evento. Hay que realizar preguntas como: ¿están satisfechos tanto los clientes como los patrocinadores con los resultados? ¿todos los objetivos se han alcanzado? ¿los canales utilizados han sido los correctos? Se trata de analizar el éxito y escuchar el feedback del equipo.
Comunicación en redes sociales
No hay que dejar de publicar. La semana siguiente, el contenido debe seguir presente en redes sociales ¡Sácale la máxima rentabilidad!
También, es necesario medir el rendimiento de las acciones realizadas, interacciones, visitas… Y la retroalimentación, es decir, analizar la experiencia, quejas, problemas, etc.
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