Green Events: Cómo organizar un evento sostenible paso a paso

En un entorno cada vez más concienciado con la crisis climática y la escasez de recursos, la sostenibilidad ha pasado de ser una tendencia a convertirse en una prioridad estratégica y transversal en todos los sectores. La industria de los eventos no es la excepción. En este artículo sobre Green Events te explicamos cómo organizar un evento sostenible paso a paso, desde la planificación inicial hasta la medición del impacto.

Ferias, congresos, festivales y encuentros corporativos están incorporando prácticas responsables para minimizar su huella ambiental y social, sin sacrificar calidad, creatividad ni impacto. Según el informe Global Events Barometer 2024, el 78% de los organizadores en Europa ya integra criterios de sostenibilidad en sus eventos, y un 63% considera que esta transformación es clave para mantener la competitividad del sector.

¿Qué son los Green Events?

Los Green Events son eventos que se planifican y ejecutan teniendo en cuenta criterios de sostenibilidad ambiental, social y económica. El objetivo es minimizar el impacto ecológico, optimizar los recursos y generar un balance positivo en la comunidad local.

Implementar un enfoque sostenible implica revisar cada aspecto del evento: el uso de materiales, el transporte de los asistentes, la elección del espacio, la gestión de residuos o la comunicación. Este tipo de eventos responde a una creciente demanda del público, cada vez más exigente con el compromiso ambiental de marcas y organizadores.

Paso a paso: Cómo organizar un evento sostenible

1. Definir objetivos sostenibles desde el inicio

La sostenibilidad empieza en la fase de planificación. Antes de tomar cualquier decisión logística, es fundamental establecer objetivos concretos relacionados con el impacto del evento.

La primera fase de la producción de un evento permite marcar una hoja de ruta clara y tomar decisiones coherentes durante todo el proceso. Además, al fijar metas medibles, se puede evaluar el grado de cumplimiento y comunicar los resultados con transparencia.

Algunos ejemplos de objetivos sostenibles:

• Reducir los residuos generados en un 70% respecto a la edición anterior.
• Compensar el 100% de las emisiones de CO₂ producidas por el transporte.
• Utilizar solo proveedores con certificaciones medioambientales.

2. Selección del espacio y ubicación

El lugar donde se celebra un evento influye de forma directa en su impacto ambiental. Optar por espacios comprometidos con la sostenibilidad es una de las decisiones más importantes para reducir la huella ecológica.

Además, una ubicación bien conectada puede facilitar el acceso mediante transporte público y reducir las emisiones derivadas del desplazamiento de asistentes.

Recomendaciones clave:

• Elige sedes con certificaciones ambientales como LEED, BREEAM o ISO.
• Prioriza espacios con sistemas de eficiencia energética, iluminación LED o gestión responsable del agua.
• Busca ubicaciones accesibles en transporte público y evita lugares alejados que impliquen uso masivo del coche privado.

3. Proveedores y materiales eco-friendly

La elección de proveedores es otro eje clave. Trabajar con empresas que ya tienen una política de sostenibilidad facilita la coherencia del evento y multiplica el impacto positivo.

Cada aspecto del evento, desde el catering hasta la papelería, puede adaptarse para reducir residuos y fomentar el consumo responsable.

Buenas prácticas:

• Contrata catering con productos de proximidad, ecológicos y de temporada.
• Sustituye materiales desechables por vajilla reutilizable o compostable.
• Evita el uso de plásticos de un solo uso y prioriza materiales reciclados y reciclables.

4. Gestión eficiente de residuos

Uno de los mayores desafíos en la organización de eventos es el tratamiento de residuos. Una planificación eficaz permite reducir, reutilizar y reciclar de forma sencilla, involucrando a asistentes y personal.

Más allá del cumplimiento normativo, esta gestión demuestra el compromiso del evento con el entorno.

Consejos para una buena gestión:

• Instala puntos de reciclaje bien señalizados.
• Minimiza la impresión de materiales: usa apps, entradas digitales, códigos QR.
• Ofrece agua en fuentes o dispensadores en lugar de botellas de plástico.

5. Transporte sostenible

El transporte representa una parte significativa de las emisiones totales en los eventos. Por ello, es crucial promover opciones de movilidad sostenibles para asistentes, ponentes y staff.

Facilitar el acceso y ofrecer alternativas ecológicas no solo reduce la huella de carbono, sino que mejora la experiencia del participante.

Sugerencias prácticas:

• Fomenta el uso del transporte público mediante acuerdos con operadores locales.
• Ofrece lanzaderas compartidas o vehículos eléctricos.
• Habilita espacios para bicicletas y promueve su uso con incentivos.

6. Comunicación responsable y digitalización

La sostenibilidad también se comunica. Es fundamental informar a todos los implicados sobre las acciones sostenibles del evento y fomentar la participación.

El director de comunicación del evento es el responsable de diseñar un plan efectivo. Además, una comunicación digital reduce costes y evita el uso innecesario de papel.

Acciones recomendadas:

• Sustituye programas impresos por apps o newsletters digitales.
• Comunica el compromiso sostenible del evento antes, durante y después.
• Utiliza el evento como altavoz para sensibilizar sobre buenas prácticas ambientales.

7. Medición y compensación del impacto

Una vez finalizado el evento, llega el momento de medir los resultados y analizar el cumplimiento de los objetivos planteados. Este análisis permite identificar áreas de mejora y comunicar con transparencia los logros alcanzados.

Además, puedes compensar las emisiones residuales a través de proyectos de reforestación o energías renovables.

Cómo hacerlo:

• Realiza una auditoría ambiental del evento (consumo energético, residuos, emisiones).
• Publica un informe de sostenibilidad con datos reales.
• Colabora con iniciativas de compensación de carbono como MyClimate, CeroCO2 o Tree-Nation.

¿Quieres participar en la creación de eventos sostenibles?

Los Green Events son una respuesta necesaria a los retos actuales. Cada decisión cuenta para construir un modelo más responsable y alineado con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) de la Unión Europea.

Descubre el Máster en Comunicación, Eventos y RRPP de Esden Business School, donde aprenderás a liderar proyectos con impacto positivo, innovación y proyección internacional. Una formación diseñada para preparar a los profesionales del futuro en la gestión integral de eventos, con visión creativa y compromiso con la sostenibilidad.