En España los eventos son uno de los motores para la economía. Eventos deportivos, musicales, culturales, ferias… son algunos de los muchos tipos de experiencias que pueden verse en cualquier época del año. Según el informe “Experience Economy” de Mastercard el 94% de los españoles invertirá en experiencias y eventos en 2024.
Para lograr que todo el mundo disfrute de sus experiencias en los eventos a los que acudan, la producción del evento debe estar muy bien planificada, conociendo los riesgos, los posibles sucesos, las soluciones y sabiendo el lugar y el momento en el que estar. Para ello, debemos dividir la producción de eventos en tres fases. Pero primero, ¿qué es la producción de eventos?
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¿Qué es la producción de eventos?
Un evento es un acontecimiento organizado que acoge a un número de personas más o menos elevado según la temática y que se realiza en un lugar y fechas determinados. La producción de eventos es toda la fase previa de organización, sumada al durante y al después de la realización del evento. Es todo el conjunto de personas, elementos, escenarios, lugares, invitados, que participan en la organización del evento en las distintas fases de su producción.
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Fases de la producción de eventos
Para que un evento sea exitoso, la producción del evento debe dividirse en tres fases muy marcadas:
Fase de pre-producción
Esta es la primera fase de la producción de eventos y la más importante. Durante este período de tiempo, la empresa encargada de la producción de eventos debe organizar todos los preparativos. En esta fase se elige el lugar y las fechas, y se realizan los contratos o acuerdos necesarios junto a los permisos para realizar el evento.
Además, en este momento se definen los objetivos se realiza una estrategia y se analizan las necesidades del público al que nos dirigimos. Se crean listas de materiales, de servicios y de personas que vayan a formar parte del evento.
Los elementos técnicos, infraestructuras, seguridad y comunicación con prensa o medios de comunicación si fuera necesario, son otros de los procesos que se realizan durante esta fase de la producción de eventos.
Fase de producción
Una vez tenemos claro quién realizará cada rol y los elementos que se utilizarán, es el momento de coordinar el equipo técnico y humano. De esta manera se desarrollará el evento de manera eficiente.
En esta fase de producción del evento la organización debe seguir el plan establecido, con las horas y lugares acordados, es decir, tener clara la escaleta que se realizó en la fase anterior. Antes de comenzar el evento, el personal de organización debe tener los permisos en orden ,y un plan de crisis y de seguridad preparados.
Durante este período de preparación se montarán todas las infraestructuras necesarias, con todos los elementos técnicos y de seguridad necesarios. Se revisará con precisión para que salga según lo previsto. Cuando todo está montado y revisado llega el momento de la ejecución del evento.
Fase de post-producción
Esta es la última fase de la producción de eventos. Es muy importante, ya que durante este período se miden los resultados y se evalúa el evento. En esta fase se realizan actividades de cierre que incluyen el seguimiento y utilización de herramientas, como encuestas de satisfacción para saber la participación, un dato aproximado de la asistencia y los factores a mejorar para los siguientes eventos.
Además de estas tareas, la post-producción del evento conlleva la recogida y limpieza de los escenarios utilizados, el material y los elementos físicos que se hayan utilizado.
Otra de los trabajos a realizar es el de la evaluación de los cronogramas, los timings, y las cuentas y pagos.
¿Qué tipos de eventos hay?
Los eventos pueden clasificarse de distintas maneras, lo que supone una producción de eventos distinta según la finalidad y el tipo de evento del que se trate. De esta forma, los eventos pueden organizarse:
Según su público
Esta clasificación se divide en:
- Eventos abiertos: para todos los públicos.
- Eventos cerrados: para un número específico de asistentes con invitaciones para cada persona.
Según la actividad
Según la actividad de la que trate el evento pueden ser:
- Eventos de cultura: se trata de eventos artísticos, ferias culturales, festivales de música…
- Eventos sociales: son eventos como fiestas, reuniones o acciones sociales.
- Eventos deportivos: partidos de fútbol, torneos, olimpiadas, carreras…
- Eventos empresariales: charlas corporativas, seminarios, conferencias o congresos.
Según la ubicación
La zona geográfica también define los tipos de eventos.
- Evento de ámbito regional: eventos pequeños que no llegan al nivel mínimo de inscritos de otras comunidades autónomas.
- Evento de ámbito nacional: se considera un evento nacional cuando, como mínimo el 40% de los asistentes viene de otras tres comunidades autónomas.
- Evento de ámbito internacional: para ser un evento internacional el 40% de la asistencia mínima tiene que venir de tres países distintos.
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